Por que a conciliação bancária não fecha em uma empresa mexicana

É o dia 4 do fechamento. O tesoureiro tem aberto o extrato do banco; o controller, o razão auxiliar de clientes; a área de faturamento, a lista de CFDI (Comprobante Fiscal Digital por Internet, a nota fiscal eletrônica mexicana) do mês. Os três documentos descrevem o mesmo dinheiro e nenhum coincide com os outros dois. Alguém abre uma planilha de Excel, cola as três colunas e começa a procurar de qual nota fiscal é cada depósito. Dois dias depois a planilha fecha, ou fecha «quase», e o fechamento é assinado com um item «a identificar». (Cena ilustrativa; não descreve uma empresa nem um fechamento reais.)

Quem dirige as finanças, é controller ou cuida da tesouraria de uma empresa mexicana provavelmente reconhece a cena. E provavelmente já se perguntou por que, com bancos digitais, nota fiscal eletrônica obrigatória e sistemas contábeis modernos, a conciliação bancária pode continuar sendo um trabalho manual de vários dias.

Este artigo explica por que ela não fecha, com as regras do SAT (Servicio de Administración Tributaria, a receita federal mexicana) abertas na fonte, não de memória. Faz isso em cinco passos:

1. O que é, na realidade, conciliar no México, e por que é mais do que comparar saldos.
2. As oito causas pelas quais um depósito não encontra a nota fiscal dele.
3. Um exemplo resolvido, com cifras ilustrativas, de uma empresa fictícia, para ver cada causa com números.
4. Quanto custa fazê-lo à mão em cada fechamento, e como calcular o custo na própria empresa.
5. O que muda quando se automatiza, e o que não muda.

Este artigo complementa o de Complemento de pagamento e cancelamentos: onde o SAT encontra a divergência, que explica em detalhe o prazo do quinto dia e as regras para cancelar um complemento. Aqui não o repetimos: partimos dali e tratamos da pergunta anterior, a que o torna difícil, que é saber de qual nota fiscal é um depósito.

Aviso. Este texto explica regras públicas do SAT e do Código Fiscal de la Federación (CFF, o código tributário federal mexicano) com fins informativos. Não é assessoria fiscal personalizada. O tratamento de cada caso, incluídas as premissas de cada empresa, é validado pelo contador dela.

Conciliar no México não é o mesmo que conciliar em outro país

Em muitos países, conciliar significa comparar duas listas: o que diz o banco e o que diz o livro contábil. Se o saldo do banco mais os itens em trânsito iguala o saldo do livro, fecha-se. No México essa comparação existe e é necessária, mas chega tarde, porque entre o depósito e o livro há um terceiro ator com regras próprias: o SAT.

Quando uma empresa vende a prazo, o dinheiro e o documento fiscal viajam por caminhos separados. O Código Fiscal de la Federación, no artigo 29-A, fração VII, alínea b), descreve assim: quando a contraprestação não é paga em uma só parcela, ou é paga em uma só parcela mas de forma diferida em relação ao momento em que se emite o comprovante que ampara o valor total da operação, emite-se um comprovante pelo valor total da operação e, depois, um comprovante para cada um dos demais pagamentos que se receberem, os quais devem indicar o folio (número) do comprovante emitido pelo total [1].

Dito na prática, uma venda a prazo produz pelo menos três rastros:

• A nota fiscal, pelo valor total, que no campo do método de pagamento leva a chave PPD (pagamento em parcelas ou diferido), em contraste com PUE, pagamento em uma só parcela.
• Um ou vários depósitos no banco, com data, valor e uma referência que o cliente escreveu como quis.
• Um CFDI de pagamento (o «recibo eletrônico de pagamento», que leva o Complemento para recepción de pagos) para cada recebimento, ou um que agrupe os pagamentos de um mês de um mesmo destinatário, segundo a regra 2.7.1.32 da Resolução Miscelánea Fiscal (RMF, o conjunto anual de regras gerais do SAT) [2].

Conciliar, então, é resolver uma igualdade de três termos: o depósito, a nota fiscal que ele liquida e o complemento que o documenta. E essa igualdade não se cumpre sozinha. Cumpre-se se alguém (ou algo) sabe de qual nota fiscal é o depósito no mesmo dia em que ele entrou, ou o mais perto possível disso.

Por que o SAT põe o relógio na tesouraria

O guia de preenchimento que o SAT publica para este complemento responde, no apêndice de perguntas frequentes, qual é o prazo: o CFDI com complemento para recebimento de pagamentos é emitido no máximo até o quinto dia corrido do mês seguinte àquele em que o pagamento foi recebido, e o próprio guia explica que, como o dado é insumo para determinar o IVA, considerou-se um prazo semelhante ao da declaração desse imposto [3]. Esse prazo, e o fato de ser corrido e não útil, já foram tratados no artigo relacionado.

O que importa aqui é uma consequência de operação: o prazo se vincula ao mês a que correspondem os pagamentos recebidos, não ao momento em que alguém na empresa os identifica. O mesmo guia precisa que a data de pagamento registrada é a de recebimento do pagamento (por exemplo, a de um cheque é registrada no dia em que é recebido, ainda que o depósito apareça no dia seguinte) e que não se emitem documentos de pagamento a partir de uma promessa de pagamento nem com data futura [3]. Nas transferências, essa data é confrontada com o comprovante bancário aplicável. Se a identificação do depósito leva uma semana, essa semana já correu do prazo sem que ninguém tenha emitido nada.

Há também uma razão de fundo para levar o assunto a sério. O mesmo guia indica, na pergunta 14, que em uma operação em parcelas ou com pagamento diferido o recibo eletrônico de pagamento é requisito para poder creditar os impostos repassados e, se for o caso, deduzir, com fundamento nos artigos 29 e 29-A do CFF, 27 fração III e 147 fração IV da LISR (lei do imposto de renda mexicana) e 5 fração II da LIVA (lei do IVA mexicana) [3]. Ou seja, a identificação oportuna do recebimento tem efeito no cliente que pagou, não apenas na empresa que recebeu. O contador saberá como isso se aplica ao caso. A nós cabe a parte operacional: esse efeito depende de um trabalho que, em muitas empresas, hoje se faz em Excel.

As oito razões pelas quais um depósito não encontra a nota fiscal dele

Uma conciliação manual não falha por falta de esforço. Falha porque há pelo menos oito causas frequentes (não exaustivas) pelas quais um depósito e uma nota fiscal deixam de ser iguais, e várias respondem a uma operação legítima. Estas são, com a regra que as produz.

1. O cliente paga uma parcela, não a nota fiscal inteira

O guia de preenchimento exige que cada pagamento aplicado a uma nota fiscal registre o número da parcela, o saldo anterior, o valor pago e o saldo em aberto. O saldo anterior é o saldo em aberto da parcela anterior; na primeira parcela, o valor total do documento relacionado. O saldo em aberto é a diferença entre o saldo anterior e o pagamento, deve ser maior ou igual a zero e se calcula como saldo anterior menos valor pago [3].

Por exemplo, uma nota fiscal de 232.000 pesos que recebe um primeiro pagamento de 100.000 fica com saldo em aberto de 132.000. Se o segundo pagamento entra com uma referência que diz apenas «abono», o segundo complemento continua dependendo de que alguém se lembre de que o saldo anterior já não são 232.000, e sim 132.000. Uma planilha não se lembra; a pessoa que se lembrava saiu de férias.

2. Um único depósito liquida várias notas fiscais

O cliente junta três notas fiscais e faz uma só transferência. O guia resolve assim: um único pagamento que liquida várias notas fiscais requer um único CFDI com complemento de pagamentos, com as referências (UUID) de todas as notas que liquida [3]. O banco mostra uma linha; fiscalmente há três documentos relacionados. Encontrar a combinação exata de notas que soma esse valor é um problema de subconjuntos, que à mão se resolve por tentativa.

3. Uma nota fiscal é paga com vários depósitos, ou vários depósitos são agrupados em um só complemento

A regra 2.7.1.32 permite emitir um CFDI de pagamento para cada pagamento recebido ou um só para todos os pagamentos de um mês, desde que correspondam ao mesmo destinatário [2]. O guia acrescenta que, quando se agrupam dez pagamentos, o CFDI leva dez blocos de «Pagamento» e os documentos relacionados que forem necessários [3]. Agrupar reduz o número de selagens, mas exige ter os pagamentos organizados por destinatário e por mês antes do quinto dia.

4. A nota de crédito muda o saldo sem que entre dinheiro

Uma devolução, um desconto ou uma bonificação são documentados com um CFDI de tipo egreso (a «nota de crédito»). O guia é explícito: esse CFDI de egreso se aplica diretamente ao CFDI de origem ao qual se relaciona, e não se deve emitir um CFDI com complemento de pagamentos para tentar aplicar com ele a devolução, o desconto ou a bonificação [3].

Isso rompe uma intuição muito comum na tesouraria: o cliente nos pagou «o que devia», mas o que devia já não é o que diz a nota fiscal. O depósito é menor que a nota fiscal e a diferença não é um erro nem um pagamento pendente; é uma nota de crédito que, no banco, não deixa nenhuma pegada. Se o auxiliar contábil não a aplicou antes de conciliar, a nota fiscal aparece como paga pela metade.

5. A comissão é descontada antes de o dinheiro chegar

Os recebimentos com maquininha bancária ou com um processador de pagamentos podem chegar líquidos de comissão, agrupados por dia ou por lote, conforme o contrato e o relatório do intermediário. Então o depósito não é igual a nenhuma venda; é a soma de várias vendas menos a comissão e o IVA dela. Para conciliar são necessários o relatório de liquidação, os CFDI das vendas envolvidas e o comprovante da cobrança ou comissão do intermediário, e a comissão deve ser registrada na conta de despesa. Quanto ao tratamento fiscal, quem decide é o contador; para a conciliação importa que ela exista e que deva ser explicada.

6. O cliente desconta algo, ou paga de outra conta

Pode ser uma retenção que o cliente aplicou, uma tarifa bancária que quis descontar em benefício próprio, ou o arredondamento de um sistema. O resultado é um depósito de 115.950 pesos contra uma nota fiscal de 116.000. Não é erro de ninguém, mas a diferença de 50 pesos precisa ficar em algum lugar: ou é cobrada depois ou é registrada com um critério que a política interna deve ter definido. Outra variante: o pagamento chega de uma razão social diferente, por exemplo a matriz do cliente. Se o extrato mostra uma conta ordenante que não corresponde ao cliente da nota fiscal, é um sinal para pedir evidência comercial e autorização interna antes de aplicar o pagamento; não é, por si só, uma regra fiscal de rejeição. O guia permite que o complemento registre dados bancários da operação, mas em uma transferência eletrônica registrá-los é opcional [3].

7. A referência não coincide, ou não existe

O guia de preenchimento define que o número de operação do pagamento pode ser o número do cheque, de autorização, de referência, a chave de rastreamento no caso de SPEI (o sistema de transferências eletrônicas do México), uma linha de captura ou outro dado análogo que permita identificar a operação [3]. Esse dado existe no banco. O que não existe é uma disciplina universal dos clientes para escrever na descrição da transferência o folio da nota fiscal. Na prática, a referência chega como «PAGO», «SALDO», o nome de uma pessoa ou em branco.

8. A moeda e a taxa de câmbio

Se a moeda do pagamento difere da moeda do documento relacionado, o complemento deve expressar a moeda do documento, o valor pago nessa moeda e a equivalência aplicável; o guia admite até dez casas decimais na equivalência [3]. Se o pagamento é em pesos, a taxa de câmbio do pagamento é registrada como 1 [3]. O banco mostra o valor dele e a moeda dele; reconstruir a relação fiscal exige examinar o depósito e a nota fiscal em conjunto, e é um cálculo adicional por movimento.

Resumo

Um exemplo resolvido, com cifras ilustrativas

Exemplo. Tudo o que segue é fictício: uma empresa inventada, «Distribuidora Exemplo do Bajío», e cifras ilustrativas que não correspondem a nenhum cliente nem a nenhuma medição. Servem para ver como se comportam as oito causas em um mês pequeno.

A Distribuidora Exemplo do Bajío vende a prazo e recebe por transferência e por maquininha. Em outubro (exemplo) tem contas a receber com seis clientes e recebe nove movimentos no extrato. Fecha o mês em 4 de novembro. Os complementos de pagamento de outubro devem ser emitidos no máximo até 5 de novembro, o quinto dia corrido do mês seguinte.

Notas fiscais em aberto no início de outubro (PPD, com IVA de 16 %):

O cliente F devolveu mercadoria e lhe foi emitido um CFDI de egreso de 17.400,00 aplicado à F-1007; o saldo vigente dela é 156.600,00.

O que o extrato do banco mostra em outubro:

Como se resolve cada movimento: (premissa adicional do exemplo: as vendas da maquininha foram faturadas no momento do recebimento, em uma só parcela, e não fazem parte das contas a receber da primeira tabela; a liquidação é usada aqui apenas para a conciliação bancária e não representa por si só um complemento de pagamentos).

Verificação de aritmética: os nove movimentos somam 868.430,00. Destes, sete se identificam com regras explícitas (referência, valor exato contra saldo em aberto, soma de notas fiscais, nota de crédito aplicada e comissão); um desses sete, o movimento 2, deixa uma diferença de 50,00 que deve ser tratada conforme a política autorizada; e dois requerem investigação documental antes de serem atribuídos: um por uma conta ordenante que não corresponde ao cliente (dado que aparece no detalhe do movimento, não na tabela resumida) e outro por não ter nota fiscal. A utilidade de um processo assim não está em adivinhar, mas em separar identificação, exceção e decisão.

Agora a parte dos complementos. Com os sete movimentos identificados, ficam por emitir antes de 5 de novembro:

Se o movimento 8 for esclarecido em 6 de novembro, o prazo do complemento de D já terá vencido. E se o 9 for, na verdade, um adiantamento de um cliente, o tratamento dele tem regras próprias: o guia remete ao Anexo 20 (o padrão técnico do CFDI) e ao guia de preenchimento dele para o procedimento no caso de adiantamentos recebidos [3]. Não existir nota fiscal em aberto não converte por si só um depósito em adiantamento: primeiro ele é classificado com a evidência comercial da operação. Nos dois casos, quem decide como se documenta é o contador; o que o exemplo mostra é que o difícil não foi emitir e selar o CFDI, mas saber a tempo o que era cada depósito.

Quanto custa fazê-lo à mão

Não há uma cifra pública confiável do custo médio de conciliar em uma empresa mexicana, e por isso este artigo não a inventa. O que pode fazer é oferecer a fórmula para calcular o custo da própria empresa, com uma amostra do próprio fechamento.

Custo mensal do trabalho manual = movimentos que requerem trabalho humano × minutos por movimento × custo por minuto da equipe que o realiza.

Um exemplo com números ilustrativos (premissas, não medições): uma empresa com 1.200 movimentos bancários por mês, dos quais 30 % não se concilia com uma correspondência trivial. São 360 movimentos. Se cada um leva 6 minutos entre buscar a nota fiscal, confirmar o saldo e anotá-lo, são 2.160 minutos, 36 horas por mês e 432 por ano, de um perfil que no resto do mês faz fechamentos, revisa riscos e analisa fluxo de caixa. Basta trocar as premissas pelas da própria empresa.

Mas o custo em horas é o menor. Há quatro custos que não aparecem na planilha:

1. O custo da data. O fechamento contábil espera a conciliação, e os relatórios que a diretoria lê dependem do fechamento. Cada dia de atraso é um dia em que se decide com informação velha.
2. O custo do prazo do complemento. Um depósito identificado no dia 6 pode significar um complemento fora do quinto dia corrido. O texto do guia do SAT adverte, em uma nota, que quem recebe o pagamento e não emite o complemento até essa data, ou o emite depois, poderia incorrer na infração da fração VII do artigo 83 do CFF, com multa nos termos da fração IV do artigo 84 [3]. Não colocamos valores porque não os verificamos para o caso de cada empresa; o assessor fiscal pode informar a cifra aplicável.
3. O custo da dependência de pessoas. Quando o conhecimento de «qual cliente paga de modo estranho» vive na cabeça de uma pessoa, a ausência dela paralisa o fechamento.
4. O custo do item «a identificar». Um saldo sem dono se arrasta mês a mês e fica mais difícil de esclarecer a cada mês que passa.

Os erros típicos da planilha

O Excel pode ser muito útil para analisar e pode se mostrar insuficiente quando o processo exige rastreabilidade entre pagamentos, CFDI e saldos. As falhas que se repetem têm uma forma conhecida:

• Versões. Duas pessoas trabalham sobre duas cópias do mesmo arquivo e uma sobrescreve a outra.
• Fórmulas quebradas por linhas inseridas. Um intervalo que já não abrange a última linha.
• Correspondências por valor. Duas notas fiscais distintas pelo mesmo valor e um depósito atribuído à errada.
• Saldos arrastados à mão. A parcela 3 é calculada com o saldo de um mês que já não era o correto.
• Memória. O que foi aplicado, o que foi cancelado, o que falta.

Nenhum é um erro de capacidade. São erros de um processo com muitas regras e muitos documentos que vive em um lugar sem regras e sem documentos.

O que muda quando se automatiza

Automatizar a conciliação bancária não significa que o critério humano desapareça. Significa que o critério é usado onde faz falta. Mudam cinco coisas.

1. O ponto de partida deixa de ser o depósito e passa a ser o documento. Em vez de perguntar «de quem é este depósito?», o processo parte do que já se sabe: as notas fiscais em aberto, os saldos e os complementos vigentes. Essa informação está no SAT (cada CFDI, com o status respectivo) e nos sistemas da empresa.

2. As regras são escritas uma vez e aplicadas a todos os movimentos. Correspondência por folio, por chave de rastreamento, por valor exato contra um saldo em aberto, por soma de notas fiscais do mesmo cliente, por nota fiscal menos nota de crédito, por liquidação da maquininha menos comissão. São as mesmas que a pessoa aplicava de memória, mas explícitas, revisáveis e auditáveis.

3. As exceções são separadas. No exemplo anterior: sete de nove movimentos com regra, dois para revisão. Em uma operação real essa proporção muda com o negócio; o que se mantém é a ideia de que a pessoa revisa exceções, não o universo completo.

4. O saldo vive em um só lugar. Saldo anterior, valor pago e saldo em aberto deixam de ser calculados à mão a cada parcela. São calculados a partir do histórico de pagamentos aplicados à nota fiscal.

5. O status de cada CFDI se torna visível. Uma nota fiscal cancelada, um complemento em processo de cancelamento ou um comprovante substituído mudam o quadro, e o artigo relacionado explica por quê. Ter o status junto ao movimento bancário ajuda a apontar documentos cancelados ou substituídos antes da revisão.

O que a automatização não faz

Para que esta seção seja útil, convém dizer também o que não se deve esperar:

• Não substitui o critério fiscal. Se um depósito é adiantamento, pagamento de uma nota fiscal ou devolução de um terceiro, é a política da empresa que determina e o contador que valida.
• Não corrige a qualidade dos dados. Se a referência da transferência está vazia, o fluxo trata a referência ausente como exceção e pede revisão humana; propõe candidatos e as regras o explicam. Um bom processo reduz o trabalho, não elimina a exceção.
• Não promete um percentual de conciliação automática. Depende de como os clientes pagam, de como a empresa fatura e da informação do banco. Uma cifra sem o extrato bancário diante dos olhos é uma suposição.
• Não muda as regras do SAT. As regras da RMF são modificadas ao longo do ano; o processo deve ser revisado quando mudarem.

Cinco perguntas para o próximo comitê de fechamento

1. Quantos depósitos do mês passado foram identificados depois do quinto dia corrido do mês seguinte, e por qual valor? Se montar a resposta leva dias, já há uma resposta.
2. Quantos movimentos tiveram de ser conciliados com uma pessoa procurando no Excel, e quantos minutos leva cada um em média, segundo a própria equipe?
3. Qual é a política para as diferenças pequenas (por exemplo, 50 pesos de tarifa que o cliente descontou)? Quem as autoriza e onde fica o registro?
4. As notas de crédito são aplicadas à nota fiscal de origem antes de conciliar, ou depois?
5. Qual item «a identificar» está há mais tempo em aberto, e quem é hoje o responsável?

Se duas ou mais respostas são «não sei», convém medir primeiro. A primeira medição pode ser feita sem iniciar uma implementação tecnológica: basta uma amostra.

Por onde começar esta semana

Tome um mês fechado. Extraia o extrato do banco, a lista de CFDI de tipo ingreso (receita) emitidos e a lista de complementos de pagamento desse mês. Escolha vinte movimentos ao acaso, não os mais fáceis. Para cada um, anote três dados: de qual nota fiscal era, quanto tempo alguém levou para saber e se o complemento foi emitido dentro do prazo.

Com isso se obtêm três números próprios: o percentual de movimentos que foram identificados com uma regra simples, o tempo médio dos que não foram, e quantos passaram do quinto dia. Vinte itens não dão um percentual confiável para toda a empresa, mas mostram onde se perde o fio, que em muitas empresas é nas mesmas duas ou três causas das oito.

O que a Hábil faz

Cuadre é a peça da Hábil para esta parte do problema. Traz e organiza os CFDI da empresa a partir do SAT, e concilia os pagamentos contra as notas fiscais: toma os movimentos do extrato do banco e os cruza com as notas fiscais em aberto, os saldos e os complementos, aplicando regras como as do exemplo deste artigo (referência, valor contra saldo, várias notas fiscais em um pagamento, nota de crédito, comissão) e deixando visíveis as exceções para que a equipe as resolva antes do fechamento.

O alcance das fontes, das regras e dos resultados é definido com a empresa antes de começar, e depende da qualidade e da disponibilidade dos dados dela e do extrato bancário que ela compartilhe. Cuadre não substitui o contador nem a política de fechamento; ordena-os. E se a operação inclui vários sistemas de cobrança e faturamento, a página Unificar a operação e os canais explica como os unimos sem substituí-los.

Conheça o Cuadre em habil.mx/pt/cuadre.

Primeira conversa, sem custo. O objetivo dela é entregar o mapa das integrações e os pontos em que provavelmente se perde dinheiro, tempo ou evidência no fechamento. Escreva para nós pelo WhatsApp.