Por qué la conciliación bancaria no cuadra en una empresa mexicana

Es el día 4 del cierre. El tesorero tiene abierto el estado de cuenta del banco; el contralor, el auxiliar de clientes; el área de facturación, la lista de CFDI del mes. Los tres documentos describen el mismo dinero y ninguno coincide con los otros dos. Alguien abre una hoja de Excel, pega las tres columnas y empieza a buscar de qué factura es cada depósito. Dos días después la hoja cuadra, o cuadra «casi», y se firma el cierre con una partida de «por identificar». (Escena ilustrativa; no describe a una empresa ni a un cierre real.)

Si usted dirige finanzas, es contralor o lleva la tesorería de una empresa mexicana, probablemente reconoce la escena. Y probablemente se ha preguntado por qué, con bancos digitales, factura electrónica obligatoria y sistemas contables modernos, la conciliación bancaria puede seguir siendo un trabajo manual de varios días.

Este artículo explica por qué no cuadra, con las reglas del SAT abiertas en la fuente, no de memoria. Lo hace en cinco pasos:

1. Qué es, en realidad, conciliar en México, y por qué es más que comparar saldos.
2. Las ocho causas por las que un depósito no encuentra su factura.
3. Un ejemplo resuelto con cifras ilustrativas, de una empresa ficticia, para ver cada causa con números.
4. Cuánto cuesta hacerlo a mano en cada cierre, y cómo calcularlo en su empresa.
5. Qué cambia cuando se automatiza, y qué no.

Este artículo complementa el de Complemento de pago y cancelaciones: donde el SAT encuentra el descuadre, que explica con detalle el plazo del quinto día y las reglas para cancelar un complemento. Aquí no lo repetimos: partimos de ahí y nos ocupamos de la pregunta anterior, la que lo vuelve difícil, que es saber de qué factura es un depósito.

Aviso. Este texto explica reglas públicas del SAT y del Código Fiscal de la Federación con fines informativos. No es asesoría fiscal personalizada. El tratamiento de cada caso, incluidos los supuestos de su empresa, lo valida su contador.

Conciliar en México no es lo mismo que conciliar en otro país

En muchos países, conciliar significa comparar dos listas: lo que dice el banco y lo que dice el libro contable. Si el saldo del banco más las partidas en tránsito iguala al saldo del libro, se cierra. En México esa comparación existe y es necesaria, pero llega tarde, porque entre el depósito y el libro hay un tercer actor con reglas propias: el SAT.

Cuando una empresa vende a crédito, el dinero y el documento fiscal viajan por caminos separados. El Código Fiscal de la Federación, en su artículo 29-A, fracción VII, inciso b), lo describe así: cuando la contraprestación no se paga en una sola exhibición, o se paga en una sola exhibición pero de manera diferida respecto del momento en que se emite el comprobante que ampara el valor total de la operación, se emite un comprobante por el valor total de la operación y, después, un comprobante por cada uno del resto de los pagos que se reciban, los cuales deben señalar el folio del comprobante emitido por el total [1].

Dicho en la práctica, una venta a crédito produce al menos tres rastros:

• La factura, por el valor total, que en el campo del método de pago lleva la clave PPD (pago en parcialidades o diferido), en contraste con PUE, pago en una sola exhibición.
• Uno o varios depósitos en el banco, con su fecha, su monto y una referencia que el cliente escribió como quiso.
• Un CFDI de pago (el «recibo electrónico de pago», que lleva el Complemento para recepción de pagos) por cada cobro, o uno que agrupe los pagos de un mes de un mismo receptor, según la regla 2.7.1.32 [2].

Conciliar, entonces, es resolver una igualdad de tres términos: el depósito, la factura que liquida y el complemento que lo documenta. Y esa igualdad no se cumple sola. Se cumple si alguien (o algo) sabe de qué factura es el depósito, el mismo día en que entró, o lo más cerca posible.

Por qué el SAT pone el reloj en su tesorería

La guía de llenado que publica el SAT para este complemento responde en su apéndice de preguntas frecuentes cuál es el plazo: el CFDI con complemento para recepción de pagos se emite a más tardar el quinto día natural del mes siguiente al que se recibió el pago, y la propia guía explica que, dado que el dato es insumo para determinar el IVA, se consideró un plazo similar al de la declaración de ese impuesto [3]. Ese plazo, y el hecho de que sea natural y no hábil, ya lo trabajamos en el artículo relacionado.

Lo que importa aquí es una consecuencia de operación: el plazo se vincula con el mes al que corresponden los pagos recibidos, no con el momento en que alguien en su empresa los identifica. La misma guía precisa que la fecha de pago que se registra es la de recepción del pago (por ejemplo, la de un cheque se registra el día en que se recibe, aunque el depósito aparezca al día siguiente) y que no se emiten documentos de pago a partir de una promesa de pago ni con fecha futura [3]. En transferencias, esa fecha se contrasta con el soporte bancario aplicable. Si la identificación del depósito tarda una semana, esa semana ya corrió del plazo sin que nadie haya emitido nada.

Hay también una razón de fondo para tomarse el asunto en serio. La misma guía indica, en su pregunta 14, que en una operación en parcialidades o con pago diferido el recibo electrónico de pago es requisito para poder acreditar los impuestos trasladados y, en su caso, deducir, con fundamento en los artículos 29 y 29-A del CFF, 27 fracción III y 147 fracción IV de la LISR, y 5 fracción II de la LIVA [3]. Es decir, la identificación oportuna del cobro tiene efecto en el cliente que le pagó, no solo en usted. Su contador sabrá cómo aplica a su caso. A nosotros nos toca la parte operativa: ese efecto depende de un trabajo que, en muchas empresas, hoy se hace en Excel.

Las ocho razones por las que un depósito no encuentra su factura

Una conciliación manual no falla por falta de esfuerzo. Falla porque hay al menos ocho causas frecuentes (no exhaustivas) por las que un depósito y una factura dejan de ser iguales, y varias responden a una operación legítima. Estas son, con la regla que las produce.

1. El cliente paga una parcialidad, no la factura completa

La guía de llenado exige que cada pago aplicado a una factura registre el número de parcialidad, el saldo anterior, el importe pagado y el saldo insoluto. El saldo anterior es el saldo insoluto de la parcialidad anterior; en la primera parcialidad, el importe total del documento relacionado. El saldo insoluto es la diferencia entre el saldo anterior y el pago, debe ser mayor o igual a cero y se calcula como saldo anterior menos importe pagado [3].

Por ejemplo, una factura de 232,000 pesos que recibe un primer abono de 100,000 queda con saldo insoluto de 132,000. Si el segundo abono entra con una referencia que dice solo «abono», el segundo complemento sigue dependiendo de que alguien recuerde que el saldo anterior ya no son 232,000 sino 132,000. Una hoja de cálculo no recuerda; la persona que sí recordaba salió de vacaciones.

2. Un solo depósito liquida varias facturas

El cliente junta tres facturas y hace una sola transferencia. La guía lo resuelve así: un solo pago que liquida varias facturas requiere un solo CFDI con complemento de pagos, con las referencias (UUID) de todas las facturas que liquida [3]. El banco muestra un renglón; fiscalmente hay tres documentos relacionados. Encontrar la combinación exacta de facturas que suma ese monto es un problema de subconjuntos, que a mano se resuelve probando.

3. Una factura se paga con varios depósitos, o varios depósitos se agrupan en un solo complemento

La regla 2.7.1.32 permite emitir un CFDI de pago por cada pago recibido o uno por todos los pagos de un mes, siempre que correspondan al mismo receptor [2]. La guía añade que cuando se agrupan diez pagos, el CFDI lleva diez apartados de «Pago» y los documentos relacionados que se requieran [3]. Agrupar ahorra timbres, pero exige tener ordenados los pagos por receptor y por mes antes del quinto día.

4. La nota de crédito cambia el saldo sin que entre dinero

Una devolución, un descuento o una bonificación se documentan con un CFDI de tipo egreso (la «nota de crédito»). La guía es explícita: ese CFDI de egreso se aplica directamente al CFDI de origen con el que se relaciona, y no se debe emitir un CFDI con complemento de pagos para intentar aplicar con él la devolución, el descuento o la bonificación [3].

Esto rompe una intuición muy común en tesorería: el cliente nos pagó «lo que debía», pero lo que debía ya no es lo que dice la factura. El depósito es menor que la factura y la diferencia no es un error ni un pago pendiente; es una nota de crédito que, en el banco, no deja ninguna huella. Si el auxiliar contable no la aplicó antes de conciliar, la factura aparece como pagada a medias.

5. La comisión se descuenta antes de que el dinero llegue

Los cobros con terminal bancaria o con un procesador de pagos pueden llegar netos de comisión, agrupados por día o por lote, según el contrato y el reporte del intermediario. Entonces el depósito no es igual a ninguna venta; es la suma de varias ventas menos la comisión y su IVA. Para conciliar hacen falta el reporte de liquidación, los CFDI de las ventas involucradas y el comprobante del cargo o comisión del intermediario, y la comisión debe registrarse en su cuenta de gasto. Sobre su tratamiento fiscal, quien decide es su contador; para la conciliación importa que existe y que debe explicarse.

6. El cliente descuenta algo, o paga desde otra cuenta

Puede ser una retención que el cliente aplicó, una comisión bancaria que quiso descontar a su favor, o el redondeo de un sistema. El resultado es un depósito de 115,950 pesos contra una factura de 116,000. No es un error de nadie, pero la diferencia de 50 pesos tiene que quedar en algún lado: o se cobra después o se registra con un criterio que su política interna debe haber definido. Otra variante: el pago llega desde una razón social distinta, por ejemplo la matriz del cliente. Si el estado de cuenta muestra una cuenta ordenante que no corresponde al cliente de la factura, es una señal para pedir evidencia comercial y autorización interna antes de aplicar el pago; no es, por sí sola, una regla fiscal de rechazo. La guía permite que el complemento registre datos bancarios de la operación, pero en una transferencia electrónica es opcional registrarlos [3].

7. La referencia no coincide, o no existe

La guía de llenado define que el número de operación del pago puede ser el número de cheque, de autorización, de referencia, la clave de rastreo en caso de SPEI, una línea de captura u otro dato análogo que permita identificar la operación [3]. Ese dato existe en el banco. Lo que no existe es disciplina universal de los clientes para escribir en el concepto de la transferencia el folio de su factura. En la práctica, la referencia llega como «PAGO», «SALDO», el nombre de una persona o en blanco.

8. La moneda y el tipo de cambio

Si la moneda del pago difiere de la moneda del documento relacionado, el complemento debe expresar la moneda del documento, el importe pagado en esa moneda y la equivalencia aplicable; la guía admite hasta diez decimales en la equivalencia [3]. Si el pago es en pesos, el tipo de cambio del pago se registra como 1 [3]. El banco muestra su propio monto y su propia moneda; reconstruir la relación fiscal exige revisar el depósito y la factura juntos, y es un cálculo adicional por cada movimiento.

Resumen

Un ejemplo resuelto, con cifras ilustrativas

Ejemplo. Todo lo que sigue es ficticio: una empresa inventada, «Distribuidora Ejemplo del Bajío», y cifras ilustrativas que no corresponden a ningún cliente ni a ninguna medición. Sirven para ver cómo se comportan las ocho causas en un mes pequeño.

Distribuidora Ejemplo del Bajío vende a crédito y cobra por transferencia y con terminal. En octubre (ejemplo) tiene cuentas por cobrar con seis clientes y recibe nueve movimientos en su estado de cuenta. Cierra el mes el 4 de noviembre. Los complementos de pago de octubre deben emitirse a más tardar el 5 de noviembre, el quinto día natural del mes siguiente.

Facturas abiertas al inicio de octubre (PPD, con IVA al 16 %):

El cliente F devolvió mercancía y se le emitió un CFDI de egreso por 17,400.00 aplicado a F-1007; su saldo vigente es 156,600.00.

Lo que muestra el estado de cuenta del banco en octubre:

Cómo se resuelve cada movimiento: (supuesto adicional del ejemplo: las ventas de la terminal se facturaron al momento del cobro, en una sola exhibición, y no forman parte de las cuentas por cobrar de la primera tabla; la liquidación se usa aquí solo para la conciliación bancaria y no representa por sí misma un complemento de pagos).

Verificación de aritmética: los nueve movimientos suman 868,430.00. De ellos, siete se identifican con reglas explícitas (referencia, monto exacto contra saldo abierto, suma de facturas, nota de crédito aplicada y comisión); uno de esos siete, el movimiento 2, deja una diferencia de 50.00 que debe tratarse conforme a su política autorizada; y dos requieren investigación documental antes de asignarse: uno por una cuenta ordenante que no corresponde al cliente (dato que aparece en el detalle del movimiento, no en la tabla resumida) y otro por no tener factura. La utilidad de un proceso así no está en adivinar, sino en separar identificación, excepción y decisión.

Ahora la parte de los complementos. Con los siete movimientos identificados, quedan por emitir antes del 5 de noviembre:

Si el movimiento 8 se aclara el 6 de noviembre, el plazo del complemento de D ya venció. Y si el 9 es en realidad un anticipo de un cliente, su tratamiento tiene reglas propias: la guía remite al Anexo 20 y a su guía de llenado para el procedimiento en el caso de anticipos recibidos [3]. Que no exista una factura abierta no convierte por sí solo un depósito en anticipo: primero se clasifica con la evidencia comercial de la operación. En ambos casos, quien decide cómo se documenta es su contador; lo que el ejemplo muestra es que lo difícil no fue timbrar, sino saber qué era cada depósito a tiempo.

Cuánto cuesta hacerlo a mano

No hay una cifra pública confiable del costo promedio de conciliar en una empresa mexicana, y por eso este artículo no la inventa. Lo que sí puede hacer es darle la fórmula para calcular la suya, con una muestra de su propio cierre.

Costo mensual del trabajo manual = movimientos que requieren trabajo humano × minutos por movimiento × costo por minuto del equipo que lo hace.

Un ejemplo con números ilustrativos (supuestos, no mediciones): una empresa con 1,200 movimientos bancarios al mes, de los cuales 30 % no se concilia con una coincidencia trivial. Son 360 movimientos. Si cada uno toma 6 minutos entre buscar la factura, confirmar el saldo y anotarlo, son 2,160 minutos, 36 horas al mes y 432 al año, de un perfil que el resto del mes hace cierres, revisa riesgos y analiza flujo de efectivo. Cambie los supuestos por los suyos.

Pero el costo en horas es el menor. Hay cuatro costos que no aparecen en la hoja:

1. El costo de la fecha. El cierre contable espera a la conciliación, y los reportes que dirección lee dependen del cierre. Cada día de retraso es un día en que se decide con información vieja.
2. El costo del plazo del complemento. Un depósito identificado el día 6 puede significar un complemento fuera del quinto día natural. El texto de la guía del SAT advierte en una nota que quien recibe el pago y no emite el complemento a más tardar en esa fecha, o lo emite posteriormente, podría incurrir en la infracción de la fracción VII del artículo 83 del CFF, con multa en términos de la fracción IV del artículo 84 [3]. No ponemos montos porque no los verificamos para su caso; su asesor fiscal puede darle la cifra aplicable.
3. El costo de la dependencia de personas. Cuando el conocimiento de «qué cliente paga raro» vive en la cabeza de una persona, su ausencia detiene el cierre.
4. El costo de la partida «por identificar». Un saldo sin dueño se arrastra mes a mes, y se vuelve más difícil de aclarar con cada mes que pasa.

Los errores típicos de la hoja de cálculo

Excel puede ser muy útil para analizar y puede resultar insuficiente cuando el proceso exige trazabilidad entre pagos, CFDI y saldos. Los fallos que se repiten tienen una forma conocida:

• Versiones. Dos personas trabajan sobre dos copias del mismo archivo y una pisa la otra.
• Fórmulas rotas por filas insertadas. Un rango que ya no abarca la última fila.
• Coincidencias por monto. Dos facturas distintas por el mismo importe y un depósito que se asigna a la equivocada.
• Saldos que se arrastran a mano. La parcialidad 3 se calcula con el saldo de un mes que ya no era el correcto.
• Memoria. Qué se aplicó, qué se canceló, qué falta.

Ninguno es un error de capacidad. Son errores de que un proceso con muchas reglas y muchos documentos vive en un lugar sin reglas ni documentos.

Qué cambia cuando se automatiza

Automatizar la conciliación bancaria no significa que desaparezca el criterio humano. Significa que el criterio se usa donde hace falta. Cambian cinco cosas.

1. El punto de partida deja de ser el depósito y pasa a ser el documento. En lugar de preguntar «¿de quién es este depósito?», el proceso parte de lo que ya se sabe: las facturas abiertas, sus saldos y sus complementos vigentes. Esa información está en el SAT (cada CFDI, con su estatus) y en los sistemas de la empresa.

2. Las reglas se escriben una vez y se aplican a todos los movimientos. Coincidencia por folio, por clave de rastreo, por monto exacto contra un saldo abierto, por suma de facturas del mismo cliente, por factura menos nota de crédito, por liquidación de terminal menos comisión. Son las mismas que la persona aplicaba de memoria, pero explícitas, revisables y auditables.

3. Las excepciones se separan. Del ejemplo anterior: siete de nueve movimientos con regla, dos para revisión. En una operación real esa proporción cambia con el negocio; lo que se mantiene es la idea de que la persona revisa excepciones, no el universo completo.

4. El saldo vive en un lugar. Saldo anterior, importe pagado y saldo insoluto dejan de calcularse a mano en cada parcialidad. Se calculan desde el historial de pagos aplicados a la factura.

5. El estatus de cada CFDI se vuelve visible. Una factura cancelada, un complemento en proceso de cancelación o un comprobante sustituido cambian el cuadro, y el artículo relacionado explica por qué. Tener el estatus junto al movimiento bancario ayuda a señalar documentos cancelados o sustituidos antes de la revisión.

Lo que la automatización no hace

Para que esta sección sea útil, conviene decir también lo que no se debe esperar:

• No sustituye el criterio fiscal. Si un depósito es anticipo, pago de una factura o devolución de un tercero, lo determina su política y lo valida su contador.
• No arregla la calidad de los datos. Si la referencia de la transferencia está vacía, el flujo trata la referencia ausente como excepción y pide revisión humana; propone candidatos y las reglas lo explican. Un buen proceso reduce el trabajo, no elimina la excepción.
• No promete un porcentaje de conciliación automática. Depende de cómo pagan sus clientes, de cómo factura usted y de la información del banco. Una cifra sin su estado de cuenta delante es una suposición.
• No cambia las reglas del SAT. Las reglas de la RMF se modifican durante el año; el proceso debe revisarse cuando cambien.

Cinco preguntas para su próximo comité de cierre

1. ¿Cuántos depósitos del mes pasado se identificaron después del quinto día natural del mes siguiente, y por qué importe? Si armar la respuesta toma días, ya tiene una respuesta.
2. ¿Cuántos movimientos tuvieron que conciliarse con una persona buscando en Excel, y cuántos minutos toma cada uno en promedio, según su propio equipo?
3. ¿Cuál es su política para las diferencias pequeñas (por ejemplo, 50 pesos de comisión que el cliente descontó)? ¿Quién las autoriza y dónde queda el registro?
4. ¿Sus notas de crédito se aplican a la factura de origen antes de conciliar, o después?
5. ¿Qué partida «por identificar» lleva más tiempo abierta, y quién es hoy su responsable?

Si dos o más respuestas son «no sé», conviene medir primero. La primera medición puede hacerse sin iniciar una implementación tecnológica: hace falta una muestra.

Por dónde empezar esta semana

Tome un mes cerrado. Extraiga el estado de cuenta del banco, la lista de CFDI de ingreso emitidos y la lista de complementos de pago de ese mes. Elija veinte movimientos al azar, no los más fáciles. Para cada uno, anote tres datos: de qué factura era, cuánto tardó alguien en saberlo y si el complemento se emitió dentro del plazo.

Con eso obtiene tres números propios: el porcentaje de movimientos que se identificaron con una regla simple, el tiempo promedio de los que no, y cuántos pasaron del quinto día. Veinte partidas no le dan un porcentaje confiable para toda la empresa, pero sí le muestran dónde se pierde el hilo, que en muchas empresas es en las mismas dos o tres causas de las ocho.

Qué hace Hábil

Cuadre es la pieza de Hábil para esta parte del problema. Trae y ordena los CFDI de su empresa desde el SAT, y concilia los pagos contra las facturas: toma los movimientos del estado de cuenta de su banco y los cruza con las facturas abiertas, sus saldos y sus complementos, aplicando reglas como las del ejemplo de este artículo (referencia, monto contra saldo, varias facturas en un pago, nota de crédito, comisión) y dejando visibles las excepciones para que su equipo las resuelva antes del cierre.

El alcance de las fuentes, de las reglas y de los resultados se define con usted antes de iniciar, y depende de la calidad y la disponibilidad de sus datos y del estado de cuenta de su banco que usted comparta. Cuadre no sustituye a su contador ni a su política de cierre; los ordena. Y si su operación incluye varios sistemas de cobro y facturación, la página Unificar su operación y sus canales explica cómo los unimos sin reemplazarlos.

Conozca Cuadre en habil.mx/es/cuadre.

Primera conversación, sin costo. Su objetivo es dejarle el mapa de sus integraciones y los puntos donde probablemente se pierde dinero, tiempo o evidencia en su cierre. Escríbanos por WhatsApp.