Защо банковото съгласуване не излиза в една мексиканска компания

Това е четвъртият ден от приключването на периода. Ръководителят на касовото управление има отворено банковото извлечение; финансовият контрольор — помощната книга на клиентите; отделът по фактуриране — списъка с CFDI за месеца. Трите документа описват едни и същи пари и никой не съвпада с другите два. Някой отваря таблица в Excel, поставя трите колони и започва да търси на коя фактура е всеки депозит. Два дни по-късно таблицата излиза или излиза «почти» и приключването се подписва с позиция «за идентифициране». (Илюстративна сцена; не описва реална компания, нито реално приключване.)

Ако ръководите финансите, сте финансов контрольор или водите касовото управление на мексиканска компания, вероятно разпознавате сцената. И вероятно сте се питали защо при дигитални банки, задължително електронно фактуриране и модерни счетоводни системи банковото съгласуване може все още да бъде ръчна работа от няколко дни.

Статията обяснява защо не излиза, с правилата на SAT (данъчната администрация на Мексико) отворени пред нас в източника, а не по памет. Прави го в пет стъпки:

1. Какво всъщност е съгласуването в Мексико и защо е повече от сравняване на салда.
2. Осемте причини, поради които един депозит не намира своята фактура.
3. Решен пример с илюстративни цифри, от измислена компания, за да се види всяка причина с числа.
4. Колко струва да се прави на ръка при всяко приключване и как да се изчисли във Вашата компания.
5. Какво се променя, когато се автоматизира, и какво не.

Тази статия допълва статията Complemento de pago и анулиране: там, където SAT открива разминаването, която обяснява подробно срока от петия ден и правилата за анулиране на допълнение за плащане. Тук не го повтаряме: тръгваме оттам и се занимаваме с по-ранния въпрос, онзи, който прави всичко трудно, а именно да се знае на коя фактура е един депозит.

Предупреждение. Този текст обяснява публични правила на SAT и на Código Fiscal de la Federación (CFF, Федералния данъчен кодекс) с информационна цел. Не е персонализирана данъчна консултация. Третирането на всеки случай, включително предположенията на Вашата компания, се валидира от Вашия счетоводител.

Съгласуването в Мексико не е същото като в друга държава

В много държави съгласуване означава сравняване на два списъка: какво казва банката и какво казва счетоводната книга. Ако салдото в банката плюс позициите в транзит е равно на салдото в книгата, периодът се затваря. В Мексико това сравнение съществува и е необходимо, но идва късно, защото между депозита и книгата има трети участник със свои правила: SAT.

Когато една компания продава на кредит, парите и данъчният документ пътуват по отделни пътища. CFF, в член 29-A, фракция VII, буква b), го описва така: когато насрещната престация не се плаща наведнъж или се плаща наведнъж, но отложено спрямо момента, в който се издава документът, покриващ общата стойност на операцията, се издава документ за общата стойност на операцията и след това документ за всяко от останалите получени плащания, които трябва да посочват номера на документа, издаден за цялата стойност [1].

На практика една продажба на кредит оставя поне три следи:

• Фактурата, за общата стойност, която в полето за начин на плащане носи ключа PPD (pago en parcialidades o diferido, плащане на части или отложено), за разлика от PUE (pago en una sola exhibición, плащане наведнъж).
• Един или няколко депозита в банката, с дата, сума и референция, която клиентът е написал както е искал.
• CFDI за плащане (електронната разписка за плащане, която носи Complemento para recepción de pagos, допълнение за получаване на плащания, REP) за всяко получаване или едно, което обединява плащанията за месец от един и същ получател, според правило 2.7.1.32 [2].

Съгласуването е, значи, решаване на равенство с три члена: депозитът, фактурата, която погасява, и допълнението, което го документира. И това равенство не се изпълнява само. Изпълнява се, ако някой (или нещо) знае на коя фактура е депозитът, в същия ден, в който е постъпил, или възможно най-близо до него.

Защо SAT поставя часовника в касовото Ви управление

Ръководството за попълване, което SAT публикува за това допълнение, отговаря в приложението си с често задавани въпроси какъв е срокът: CFDI с допълнение за получаване на плащания се издава най-късно на петия календарен ден от следващия месец спрямо този, в който е получено плащането, а самото ръководство обяснява, че тъй като данните са изходна информация за определяне на ДДС (IVA), е прието срок, подобен на този за декларацията по този данък [3]. Този срок и фактът, че е календарен, а не работен, вече разгледахме в свързаната статия.

Онова, което има значение тук, е едно следствие за експлоатацията: срокът е свързан с месеца, на който съответстват получените плащания, а не с момента, в който някой във Вашата компания ги идентифицира. Същото ръководство уточнява, че датата на плащането, която се вписва, е тази на получаването (например при чек се вписва денят, в който е получен, дори депозитът да се появи на следващия ден) и че не се издават документи за плащане въз основа на обещание за плащане, нито с бъдеща дата [3]. При преводите тази дата се сверява с приложимото банково доказателство. Ако идентифицирането на депозита отнеме седмица, тази седмица вече е изтекла от срока, без никой да е издал нещо.

Има и основателна причина въпросът да се приема на сериозно. Същото ръководство посочва във въпрос 14, че при операция на части или с отложено плащане електронната разписка за плащане е условие, за да могат да се признаят прехвърлените данъци и, при случай, да се приспаднат разходите, на основание членове 29 и 29-A от CFF, 27 фракция III и 147 фракция IV от LISR (закона за данъка върху дохода) и 5 фракция II от LIVA (закона за ДДС) [3]. С други думи, навременното идентифициране на постъплението има последици за клиента, който Ви е платил, не само за Вас. Вашият счетоводител ще знае как се прилага към Вашия случай. На нас се пада оперативната част: този ефект зависи от работа, която в много компании днес се върши в Excel.

Осемте причини, поради които един депозит не намира своята фактура

Ръчното съгласуване не се проваля от липса на усилия. Проваля се, защото има поне осем чести (не изчерпателни) причини, заради които депозитът и фактурата престават да са равни, а няколко от тях отговарят на законосъобразна операция. Ето ги, с правилото, което ги поражда.

1. Клиентът плаща част, не цялата фактура

Ръководството за попълване изисква всяко плащане, приложено към фактура, да записва номера на вноската, предишното салдо, платената сума и неуредения остатък. Предишното салдо е неуреденият остатък от предишната вноска; при първата вноска — общата сума на свързания документ. Неуреденият остатък е разликата между предишното салдо и плащането, трябва да е по-голям или равен на нула и се изчислява като предишно салдо минус платена сума [3].

Например фактура за 232 000 мексикански песо, която получава първо плащане от 100 000, остава с неуреден остатък от 132 000. Ако второто плащане постъпи с референция, която гласи само «abono» (вноска), второто допълнение продължава да зависи от това някой да помни, че предишното салдо вече не е 232 000, а 132 000. Електронната таблица не помни; човекът, който помнеше, е в отпуск.

2. Един депозит погасява няколко фактури

Клиентът събира три фактури и прави един превод. Ръководството го урежда така: едно плащане, което погасява няколко фактури, изисква едно-единствено CFDI с допълнение за плащания, с референциите (UUID) на всички фактури, които погасява [3]. Банката показва един ред; данъчно има три свързани документа. Намирането на точната комбинация от фактури, която дава тази сума, е задача за подмножества, която на ръка се решава с опити.

3. Една фактура се плаща с няколко депозита или няколко депозита се обединяват в едно допълнение

Правило 2.7.1.32 позволява да се издаде CFDI за плащане за всяко получено плащане или едно за всички плащания в месеца, при условие че съответстват на един и същ получател [2]. Ръководството добавя, че когато се обединяват десет плащания, CFDI носи десет раздела «Плащане» и свързаните документи, които са необходими [3]. Обединяването спестява заверки, но изисква плащанията да са подредени по получател и по месец преди петия ден.

4. Кредитното известие променя салдото, без да влиза пари

Връщане, отстъпка или бонификация се документират с CFDI от тип egreso («кредитно известие»). Ръководството е изрично: това CFDI egreso се прилага директно към изходното CFDI, с което е свързано, и не бива да се издава CFDI с допълнение за плащания, за да се опита чрез него да се приложат връщането, отстъпката или бонификацията [3].

Това разбива една много разпространена интуиция в касовото управление: клиентът ни е платил «каквото дължеше», но каквото дължеше, вече не е написаното във фактурата. Депозитът е по-малък от фактурата и разликата не е грешка, нито неизплатено плащане; тя е кредитно известие, което в банката не оставя никаква следа. Ако счетоводителят по вземанията не го е приложил преди съгласуването, фактурата изглежда наполовина платена.

5. Комисионата се удържа, преди парите да пристигнат

Плащанията с банков терминал или с платежен процесор могат да пристигнат нето от комисиона, групирани по ден или по партида, според договора и справката на посредника. Тогава депозитът не е равен на никоя продажба; той е сбор от няколко продажби минус комисионата и нейния ДДС. За да се съгласува, са нужни справката за уреждане, CFDI на участващите продажби и документът за таксата или комисионата на посредника, а комисионата трябва да бъде записана в разходната Ви сметка. Данъчното ѝ третиране се решава от Вашия счетоводител; за съгласуването е важно, че съществува и че трябва да бъде обяснена.

6. Клиентът удържа нещо или плаща от друга сметка

Може да е удръжка, която клиентът е приложил, банкова такса, която е пожелал да приспадне в своя полза, или закръгляването на дадена система. Резултатът е депозит от 115 950 песо срещу фактура от 116 000. Не е грешка на никого, но разликата от 50 песо трябва да остане някъде: или се събира по-късно, или се записва по критерий, който вътрешната Ви политика трябва да е определила. Друг вариант: плащането идва от друго юридическо лице, например от компанията майка на клиента. Ако банковото извлечение показва наредителна сметка, която не съответства на клиента по фактурата, това е сигнал да се поиска търговско доказателство и вътрешно разрешение, преди да се приложи плащането; само по себе си то не е данъчно правило за отхвърляне. Ръководството позволява допълнението да записва банкови данни за операцията, но при електронен превод вписването им е по желание [3].

7. Референцията не съвпада или не съществува

Ръководството за попълване определя, че номерът на операцията на плащането може да бъде номерът на чека, на разрешението, на референцията, ключът за проследяване при SPEI (clave de rastreo, системата за междубанкови преводи), платежен ред или друг подобен реквизит, който позволява да се идентифицира операцията [3]. Този реквизит съществува в банката. Онова, което не съществува, е всеобща дисциплина у клиентите да записват в основанието на превода номера на фактурата си. На практика референцията идва като «PAGO» (плащане), «SALDO» (салдо), име на човек или празна.

8. Валутата и валутният курс

Ако валутата на плащането се различава от валутата на свързания документ, допълнението трябва да изрази валутата на документа, платената сума в тази валута и приложимото съотношение; ръководството допуска до десет десетични знака в съотношението [3]. Ако плащането е в песо, валутният курс на плащането се вписва като 1 [3]. Банката показва своята сума и своята валута; възстановяването на данъчната връзка изисква депозитът и фактурата да се преглеждат заедно и е допълнително изчисление за всяко движение.

Обобщение

Решен пример, с илюстративни цифри

Пример. Всичко по-нататък е измислено: измислена компания, «Distribuidora Ejemplo del Bajío», и илюстративни цифри, които не съответстват на никой клиент, нито на никакво измерване. Служат да се види как се държат осемте причини в един малък месец.

Distribuidora Ejemplo del Bajío продава на кредит и събира с превод и с терминал. През октомври (пример) има вземания от шестима клиенти и получава девет движения в банковото си извлечение. Приключва месеца на 4 ноември. Допълненията за плащане за октомври трябва да се издадат най-късно на 5 ноември, петия календарен ден от следващия месец.

Отворени фактури в началото на октомври (PPD, с ДДС 16 %):

Клиент F върна стока и му беше издадено CFDI egreso за 17 400,00, приложено към F-1007; текущото му салдо е 156 600,00.

Какво показва банковото извлечение през октомври:

Как се решава всяко движение: (допълнително допускане в примера: продажбите през терминала са били фактурирани в момента на събирането, наведнъж, и не са част от вземанията в първата таблица; уреждането се използва тук само за банковото съгласуване и само по себе си не представлява допълнение за плащания).

Проверка на аритметиката: деветте движения дават общо 868 430,00. От тях седем се идентифицират с явни правила (референция, точна сума срещу отворено салдо, сбор от фактури, приложено кредитно известие и комисиона); едно от тези седем, движение 2, оставя разлика от 50,00, която трябва да се третира съобразно упълномощената Ви политика; а две изискват проучване на документите, преди да бъдат отнесени: едното заради наредителна сметка, която не съответства на клиента (данни, които се виждат в детайла на движението, не в обобщената таблица), а другото — защото няма фактура. Полезността на такъв процес не е в отгатването, а в разделянето на идентифицирането, изключението и решението.

Сега частта с допълненията. След като седемте движения са идентифицирани, преди 5 ноември остава да се издадат:

Ако движение 8 се изясни на 6 ноември, срокът на допълнението на D вече е изтекъл. А ако 9 всъщност е аванс от клиент, третирането му има собствени правила: ръководството препраща към Приложение 20 и към неговото ръководство за попълване за процедурата при получени аванси [3]. Това, че няма отворена фактура, само по себе си не превръща депозита в аванс: първо се класифицира с търговското доказателство за операцията. И в двата случая как се документира се решава от Вашия счетоводител; примерът показва, че трудното не беше заверката, а да се знае навреме какво е всеки депозит.

Колко струва да се прави на ръка

Няма надеждна публична цифра за средната цена на съгласуването в мексиканска компания и затова тази статия не я измисля. Може да Ви даде формулата, за да изчислите своята, с извадка от Вашето собствено приключване.

Месечна цена на ръчната работа = движения, които изискват човешка работа × минути на движение × цена на минута на екипа, който я върши.

Пример с илюстративни числа (допускания, не измервания): компания с 1200 банкови движения на месец, от които 30 % не се съгласуват с тривиално съвпадение. Това са 360 движения. Ако всяко отнема 6 минути между търсенето на фактурата, потвърждаването на салдото и отбелязването му, стават 2160 минути, 36 часа на месец и 432 на година, от профил, който през останалата част от месеца прави приключвания, прегледи на рискове и анализира паричния поток. Сменете допусканията със своите.

Но цената в часове е най-малката. Има четири разхода, които не се виждат в таблицата:

1. Цената на датата. Счетоводното приключване чака съгласуването, а отчетите, които чете ръководството, зависят от приключването. Всеки ден закъснение е ден, в който се решава със стара информация.
2. Цената на срока на допълнението. Депозит, идентифициран на 6-ия ден, може да означава допълнение извън петия календарен ден. Текстът на ръководството на SAT предупреждава в бележка, че който получи плащането и не издаде допълнението най-късно на тази дата или го издаде по-късно, би могъл да извърши нарушението по фракция VII на член 83 от CFF, с глоба по реда на фракция IV на член 84 [3]. Не посочваме суми, защото не сме ги проверили за Вашия случай; данъчният Ви консултант може да Ви даде приложимата цифра.
3. Цената на зависимостта от хора. Когато знанието «кой клиент плаща странно» живее в главата на един човек, отсъствието му спира приключването.
4. Цената на позицията «за идентифициране». Салдо без стопанин се влачи от месец на месец и става все по-трудно за изясняване с всеки изминал месец.

Типичните грешки на електронната таблица

Excel може да бъде много полезен за анализ и може да се окаже недостатъчен, когато процесът изисква проследимост между плащания, CFDI и салда. Повтарящите се неизправности имат позната форма:

• Версии. Двама души работят върху две копия на един файл и единият затрива другия.
• Формули, счупени от вмъкнати редове. Диапазон, който вече не обхваща последния ред.
• Съвпадения по сума. Две различни фактури за една и съща сума и депозит, отнесен към грешната.
• Салда, които се пренасят на ръка. Вноска 3 се изчислява със салдо от месец, който вече не е бил верният.
• Памет. Какво е приложено, какво е анулирано, какво липсва.

Нито една не е грешка на способностите. Това са грешки, защото процес с много правила и много документи живее на място без правила и без документи.

Какво се променя, когато се автоматизира

Автоматизирането на банковото съгласуване не означава, че човешката преценка изчезва. Означава, че преценката се използва там, където е нужна. Променят се пет неща.

1. Изходната точка вече не е депозитът, а документът. Вместо да се пита «чий е този депозит?», процесът тръгва от онова, което вече се знае: отворените фактури, техните салда и действащите им допълнения. Тази информация е в SAT (всяко CFDI, със своя статус) и в системите на компанията.

2. Правилата се пишат веднъж и се прилагат към всички движения. Съвпадение по номер, по ключ за проследяване, по точна сума срещу отворено салдо, по сбор от фактури на един и същ клиент, по фактура минус кредитно известие, по уреждане от терминал минус комисиона. Те са същите, които човекът прилагаше по памет, но явни, годни за преглед и одитируеми.

3. Изключенията се отделят. От предишния пример: седем от девет движения с правило, две за преглед. В реална операция това съотношение се променя с бизнеса; запазва се идеята, че човекът преглежда изключенията, не цялата съвкупност.

4. Салдото живее на едно място. Предишното салдо, платената сума и неуреденият остатък престават да се изчисляват на ръка при всяка вноска. Изчисляват се от историята на плащанията, приложени към фактурата.

5. Статусът на всяко CFDI става видим. Анулирана фактура, допълнение в процес на анулиране или заместен документ променят картината, а свързаната статия обяснява защо. Наличието на статуса до банковото движение помага да се забележат анулирани или заместени документи преди прегледа.

Какво автоматизацията не прави

За да е полезен този раздел, е добре да се каже и какво не бива да се очаква:

• Не замества данъчната преценка. Дали един депозит е аванс, плащане на фактура или връщане от трето лице, определя се от Вашата политика и се валидира от Вашия счетоводител.
• Не поправя качеството на данните. Ако референцията на превода е празна, потокът третира липсващата референция като изключение и иска човешки преглед; предлага кандидати, а правилата го обясняват. Добрият процес намалява работата, не премахва изключението.
• Не обещава процент на автоматично съгласуване. Зависи от начина, по който плащат клиентите Ви, от начина, по който фактурирате Вие, и от информацията на банката. Цифра без Вашето банково извлечение пред очите е предположение.
• Не променя правилата на SAT. Правилата на RMF (Resolución Miscelánea Fiscal, годишния данъчен сборник с правила) се изменят през годината; процесът трябва да се преглежда, когато се променят.

Пет въпроса за следващия Ви комитет по приключването

1. Колко депозита от миналия месец са идентифицирани след петия календарен ден на следващия месец и на каква сума? Ако съставянето на отговора отнема дни, вече имате отговор.
2. Колко движения е трябвало да се съгласуват от човек, който търси в Excel и колко минути отнема всяко средно, според Вашия собствен екип?
3. Каква е политиката Ви за малките разлики (например 50 песо комисиона, които клиентът е удържал)? Кой ги разрешава и къде остава записът?
4. Прилагат ли се кредитните Ви известия към изходната фактура преди съгласуването или след него?
5. Коя позиция «за идентифициране» е отворена най-дълго и кой е днес нейният отговорник?

Ако два или повече отговора са «не знам», добре е първо да се измери. Първото измерване може да се направи, без да се започва технологично внедряване: нужна е извадка.

От къде да започнете тази седмица

Вземете един затворен месец. Изтеглете банковото извлечение, списъка на издадените CFDI за приходи и списъка на допълненията за плащане за този месец. Изберете двайсет движения на случаен принцип, не най-лесните. За всяко отбележете три данни: на коя фактура е било, колко време е отнело на някого да го разбере и дали допълнението е издадено в срок.

С това получавате три свои числа: процентът на движенията, идентифицирани с просто правило, средното време на онези, които не са, и колко са надхвърлили петия ден. Двайсет позиции не Ви дават надежден процент за цялата компания, но Ви показват къде се губи нишката, което в много компании е при същите две-три причини от осемте.

Какво прави Hábil

Cuadre е продуктът на Hábil за тази част от проблема. Извлича и подрежда CFDI на Вашата компания от SAT и съгласува плащанията с фактурите: взема движенията от банковото извлечение и ги съпоставя с отворените фактури, техните салда и допълнения, като прилага правила като тези от примера в тази статия (референция, сума срещу салдо, няколко фактури в едно плащане, кредитно известие, комисиона) и оставя изключенията видими, за да ги разреши екипът Ви преди приключването.

Обхватът на източниците, на правилата и на резултатите се определя с Вас преди началото и зависи от качеството и наличността на Вашите данни и от банковото извлечение, което споделите. Cuadre не замества Вашия счетоводител, нито политиката Ви за приключване; той ги подрежда. А ако операцията Ви включва няколко системи за събиране и фактуриране, страницата Обединяване на дейността и каналите обяснява как ги свързваме, без да ги заместваме.

Запознайте се с Cuadre на habil.mx/es/cuadre.

Първи разговор, безплатно. Целта му е да Ви остави картата на интеграциите Ви и точките, в които вероятно се губят пари, време или доказателства при приключването. Пишете ни в WhatsApp.