Pourquoi le rapprochement bancaire ne tombe pas juste dans une entreprise mexicaine

C'est le quatrième jour de la clôture. Le trésorier a ouvert le relevé de compte de la banque ; le contrôleur de gestion, le sous-compte des clients ; le service de facturation, la liste des CFDI du mois. Les trois documents décrivent le même argent et aucun ne coïncide avec les deux autres. Quelqu'un ouvre une feuille Excel, y colle les trois colonnes et commence à chercher de quelle facture relève chaque versement. Deux jours plus tard, la feuille tombe juste, ou « presque », et la clôture est signée avec une ligne « à identifier ». (Scène illustrative ; elle ne décrit ni une entreprise ni une clôture réelles.)

Si vous dirigez la finance, si vous êtes contrôleur de gestion ou si vous tenez la trésorerie d'une entreprise mexicaine, vous reconnaissez probablement la scène. Et vous vous êtes probablement demandé pourquoi, avec des banques numériques, une facturation électronique obligatoire et des systèmes comptables modernes, le rapprochement bancaire peut encore être un travail manuel de plusieurs jours.

Cet article explique pourquoi il ne tombe pas juste, avec les règles du SAT (l'administration fiscale mexicaine) ouvertes à la source, et non de mémoire. Il le fait en cinq étapes :

1. Ce qu'est réellement rapprocher au Mexique, et pourquoi c'est plus que comparer des soldes.
2. Les huit causes pour lesquelles un versement ne retrouve pas sa facture.
3. Un exemple résolu avec des chiffres illustratifs, d'une entreprise fictive, pour voir chaque cause en nombres.
4. Ce que coûte le travail à la main à chaque clôture, et comment le calculer dans votre entreprise.
5. Ce qui change quand on automatise, et ce qui ne change pas.

Cet article complète celui sur le Complément de paiement et annulations : là où le SAT trouve l'écart, qui explique en détail le délai du cinquième jour et les règles pour annuler un complément. Nous ne le répétons pas ici : nous partons de là et nous nous occupons de la question antérieure, celle qui rend le sujet difficile, à savoir savoir de quelle facture relève un versement.

Avertissement. Ce texte explique des règles publiques du SAT et du Code fiscal de la Fédération (CFF) à des fins d'information. Il ne constitue pas un conseil fiscal personnalisé. Le traitement de chaque cas, y compris les hypothèses propres à votre entreprise, est validé par votre expert-comptable.

Rapprocher au Mexique, ce n'est pas rapprocher ailleurs

Dans de nombreux pays, rapprocher signifie comparer deux listes : ce que dit la banque et ce que dit le grand livre comptable. Si le solde de la banque plus les éléments en transit égale le solde du livre, on clôture. Au Mexique, cette comparaison existe et elle est nécessaire, mais elle intervient trop tard, parce qu'entre le versement et le livre il y a un troisième acteur, avec ses propres règles : le SAT.

Quand une entreprise vend à crédit, l'argent et le document fiscal voyagent par des chemins séparés. Le Code fiscal de la Fédération, à son article 29-A, fraction VII, alinéa b), le décrit ainsi : lorsque la contrepartie n'est pas payée en une seule fois, ou qu'elle est payée en une seule fois mais de manière différée par rapport au moment où est émis le justificatif qui couvre la valeur totale de l'opération, on émet un justificatif pour la valeur totale de l'opération puis, ensuite, un justificatif pour chacun des autres paiements reçus, lesquels doivent indiquer le numéro du justificatif émis pour le total [1].

Concrètement, une vente à crédit laisse au moins trois traces :

• La facture, pour la valeur totale, qui porte dans le champ du mode de paiement la clé PPD (paiement en plusieurs échéances ou différé), par opposition à PUE, paiement en une seule fois.
• Un ou plusieurs versements en banque, avec leur date, leur montant et une référence que le client a écrite comme il l'entendait.
• Un CFDI de paiement (le « reçu électronique de paiement », qui porte le Complément de réception de paiements, ou REP) pour chaque encaissement, ou un qui regroupe les paiements d'un mois d'un même destinataire, selon la règle 2.7.1.32 [2]. Le CFDI (Comprobante Fiscal Digital por Internet) est la facture électronique mexicaine.

Rapprocher, c'est donc résoudre une égalité à trois termes : le versement, la facture qu'il solde et le complément qui le documente. Et cette égalité ne se réalise pas toute seule. Elle se réalise si quelqu'un (ou quelque chose) sait de quelle facture relève le versement, le jour même où il est entré, ou au plus près.

Pourquoi le SAT met le chronomètre dans votre trésorerie

Le guide de remplissage que le SAT publie pour ce complément répond, dans son annexe de questions fréquentes, à la question du délai : le CFDI avec complément de réception de paiements s'émet au plus tard le cinquième jour calendaire du mois suivant celui où le paiement a été reçu, et le guide lui-même explique que, la donnée servant à déterminer la TVA, on a retenu un délai similaire à celui de la déclaration de cet impôt [3]. Ce délai, et le fait qu'il soit calendaire et non ouvré, nous l'avons déjà traité dans l'article associé.

Ce qui importe ici, c'est une conséquence d'exploitation : le délai est lié au mois auquel correspondent les paiements reçus, non au moment où quelqu'un dans votre entreprise les identifie. Le même guide précise que la date de paiement enregistrée est celle de la réception du paiement (par exemple, celle d'un chèque s'enregistre le jour où on le reçoit, même si le dépôt apparaît le lendemain) et qu'on n'émet pas de documents de paiement à partir d'une promesse de paiement ni avec une date future [3]. Pour les virements, cette date est confrontée au justificatif bancaire applicable. Si l'identification du versement prend une semaine, cette semaine a déjà couru sur le délai sans que personne ait rien émis.

Il y a aussi une raison de fond de prendre le sujet au sérieux. Le même guide indique, à sa question 14, que dans une opération à échéances ou à paiement différé, le reçu électronique de paiement est une condition pour pouvoir justifier les impôts transférés et, le cas échéant, la déduction, sur le fondement des articles 29 et 29-A du CFF, 27 fraction III et 147 fraction IV de la LISR, et 5 fraction II de la LIVA [3]. Autrement dit, l'identification en temps voulu de l'encaissement a un effet sur le client qui vous a payé, pas seulement sur vous. Votre expert-comptable saura comment cela s'applique à votre cas. À nous revient la partie opérationnelle : cet effet dépend d'un travail qui, dans beaucoup d'entreprises, se fait aujourd'hui dans Excel.

Les huit raisons pour lesquelles un versement ne retrouve pas sa facture

Un rapprochement manuel n'échoue pas par manque d'effort. Il échoue parce qu'il existe au moins huit causes fréquentes (non exhaustives) pour lesquelles un versement et une facture cessent d'être égaux, et plusieurs correspondent à une opération légitime. Les voici, avec la règle qui les produit.

1. Le client paie une échéance, non la facture entière

Le guide de remplissage exige que chaque paiement appliqué à une facture enregistre le numéro d'échéance, le solde antérieur, le montant payé et le solde impayé. Le solde antérieur est le solde impayé de l'échéance précédente ; pour la première échéance, le montant total du document associé. Le solde impayé est la différence entre le solde antérieur et le paiement, doit être supérieur ou égal à zéro et se calcule comme solde antérieur moins montant payé [3].

Par exemple, une facture de 232 000 pesos qui reçoit un premier versement de 100 000 reste avec un solde impayé de 132 000. Si le second versement arrive avec une référence qui dit seulement « acompte », le second complément dépend encore de quelqu'un qui se souvienne que le solde antérieur n'est plus 232 000 mais 132 000. Un tableur ne se souvient pas ; la personne qui s'en souvenait est partie en vacances.

2. Un seul versement solde plusieurs factures

Le client réunit trois factures et fait un seul virement. Le guide le résout ainsi : un seul paiement qui solde plusieurs factures requiert un seul CFDI avec complément de paiements, portant les références (UUID) de toutes les factures soldées [3]. La banque montre une ligne ; fiscalement, il y a trois documents associés. Trouver la combinaison exacte de factures dont la somme donne ce montant est un problème de sous-ensembles, que l'on résout à la main par tâtonnement.

3. Une facture est payée en plusieurs versements, ou plusieurs versements sont regroupés dans un seul complément

La règle 2.7.1.32 permet d'émettre un CFDI de paiement pour chaque paiement reçu ou un pour tous les paiements d'un mois, à condition qu'ils correspondent au même destinataire [2]. Le guide ajoute que lorsqu'on regroupe dix paiements, le CFDI comporte dix rubriques « Paiement » et les documents associés requis [3]. Regrouper économise des horodatages, mais exige d'avoir classé les paiements par destinataire et par mois avant le cinquième jour.

4. L'avoir modifie le solde sans qu'aucun argent n'entre

Un retour, une remise ou une bonification se documentent avec un CFDI de type « égreso » (l'« avoir »). Le guide est explicite : ce CFDI d'égreso s'applique directement au CFDI d'origine auquel il se rattache, et il ne faut pas émettre un CFDI avec complément de paiements pour tenter d'y appliquer le retour, la remise ou la bonification [3].

Cela heurte une intuition très courante en trésorerie : le client nous a payé « ce qu'il devait », mais ce qu'il devait n'est plus ce que dit la facture. Le versement est inférieur à la facture et la différence n'est ni une erreur ni un paiement en attente ; c'est un avoir qui, en banque, ne laisse aucune trace. Si l'assistant comptable ne l'a pas appliqué avant de rapprocher, la facture apparaît payée à moitié.

5. La commission est retenue avant que l'argent n'arrive

Les encaissements par terminal bancaire ou par prestataire de paiement peuvent arriver nets de commission, regroupés par jour ou par lot, selon le contrat et le rapport de l'intermédiaire. Le versement n'est alors égal à aucune vente ; c'est la somme de plusieurs ventes moins la commission et sa TVA. Pour rapprocher, il faut le rapport de règlement, les CFDI des ventes concernées et le justificatif du prélèvement ou de la commission de l'intermédiaire, et la commission doit être enregistrée dans votre compte de charges. Pour son traitement fiscal, c'est votre expert-comptable qui décide ; pour le rapprochement, ce qui compte, c'est qu'elle existe et qu'il faut l'expliquer.

6. Le client retient quelque chose, ou paie depuis un autre compte

Il peut s'agir d'une retenue que le client a appliquée, d'une commission bancaire qu'il a voulu déduire à son profit, ou de l'arrondi d'un système. Le résultat est un versement de 115 950 pesos face à une facture de 116 000. Ce n'est l'erreur de personne, mais la différence de 50 pesos doit atterrir quelque part : soit on l'encaisse plus tard, soit on l'enregistre selon un critère que votre politique interne doit avoir défini. Autre variante : le paiement arrive d'une autre raison sociale, par exemple la maison mère du client. Si le relevé de compte montre un compte donneur d'ordre qui ne correspond pas au client de la facture, c'est un signal pour demander une preuve commerciale et une autorisation interne avant d'appliquer le paiement ; ce n'est pas, en soi, une règle fiscale de rejet. Le guide permet que le complément enregistre les données bancaires de l'opération, mais dans un virement électronique, il est facultatif de les enregistrer [3].

7. La référence ne correspond pas, ou n'existe pas

Le guide de remplissage définit que le numéro d'opération du paiement peut être le numéro de chèque, d'autorisation, de référence, la clé de suivi en cas de SPEI, une ligne de saisie ou une autre donnée analogue qui permette d'identifier l'opération [3]. Cette donnée existe en banque. Ce qui n'existe pas, c'est une discipline universelle des clients pour écrire dans le libellé du virement le numéro de leur facture. En pratique, la référence arrive sous la forme « PAIEMENT », « SOLDE », le nom d'une personne ou vide.

8. La monnaie et le taux de change

Si la monnaie du paiement diffère de celle du document associé, le complément doit exprimer la monnaie du document, le montant payé dans cette monnaie et l'équivalence applicable ; le guide admet jusqu'à dix décimales dans l'équivalence [3]. Si le paiement est en pesos, le taux de change du paiement s'enregistre comme 1 [3]. La banque montre son propre montant et sa propre monnaie ; reconstituer la relation fiscale exige d'examiner ensemble le versement et la facture, et c'est un calcul supplémentaire pour chaque mouvement.

Synthèse

Un exemple résolu, avec des chiffres illustratifs

Exemple. Tout ce qui suit est fictif : une entreprise inventée, « Distribuidora Ejemplo del Bajío », et des chiffres illustratifs qui ne correspondent à aucun client ni à aucune mesure. Ils servent à voir comment se comportent les huit causes sur un petit mois.

Distribuidora Ejemplo del Bajío vend à crédit et encaisse par virement et par terminal. En octobre (exemple), elle a des créances sur six clients et reçoit neuf mouvements sur son relevé de compte. Elle clôture le mois le 4 novembre. Les compléments de paiement d'octobre doivent être émis au plus tard le 5 novembre, le cinquième jour calendaire du mois suivant.

Factures ouvertes au début d'octobre (PPD, avec TVA à 16 %) :

Le client F a retourné de la marchandise et un CFDI d'égreso de 17 400,00 lui a été émis, appliqué à F-1007 ; son solde en vigueur est de 156 600,00.

Ce que montre le relevé de compte de la banque en octobre :

Comment se résout chaque mouvement : (hypothèse supplémentaire de l'exemple : les ventes du terminal ont été facturées au moment de l'encaissement, en une seule fois, et ne font pas partie des créances du premier tableau ; le règlement n'est utilisé ici que pour le rapprochement bancaire et ne représente pas, en soi, un complément de paiements).

Vérification arithmétique : les neuf mouvements totalisent 868 430,00. Parmi eux, sept s'identifient par des règles explicites (référence, montant exact contre solde ouvert, somme de factures, avoir appliqué et commission) ; l'un de ces sept, le mouvement 2, laisse une différence de 50,00 qui doit être traitée conformément à votre politique autorisée ; et deux exigent une investigation documentaire avant d'être affectés : l'un à cause d'un compte donneur d'ordre qui ne correspond pas au client (donnée qui figure dans le détail du mouvement, pas dans le tableau résumé) et l'autre faute de facture. L'utilité d'un tel processus n'est pas de deviner, mais de séparer identification, exception et décision.

Passons maintenant aux compléments. Les sept mouvements identifiés, il reste à émettre avant le 5 novembre :

Si le mouvement 8 est éclairci le 6 novembre, le délai du complément de D est déjà expiré. Et si le 9 est en réalité une avance d'un client, son traitement obéit à des règles propres : le guide renvoie à l'Annexe 20 et à son guide de remplissage pour la procédure dans le cas des avances reçues [3]. L'absence de facture ouverte ne transforme pas à elle seule un versement en avance : on le classe d'abord à partir des preuves commerciales de l'opération. Dans les deux cas, c'est votre expert-comptable qui décide de la façon de le documenter ; ce que l'exemple montre, c'est que le difficile n'était pas d'horodater, mais de savoir à temps ce qu'était chaque versement.

Ce que coûte le travail à la main

Il n'existe pas de chiffre public fiable du coût moyen du rapprochement dans une entreprise mexicaine, et c'est pourquoi cet article n'en invente pas. Ce qu'il peut faire, c'est vous donner la formule pour calculer le vôtre, à partir d'un échantillon de votre propre clôture.

Coût mensuel du travail manuel = mouvements qui exigent un travail humain × minutes par mouvement × coût par minute de l'équipe qui le fait.

Un exemple avec des nombres illustratifs (hypothèses, non mesures) : une entreprise avec 1 200 mouvements bancaires par mois, dont 30 % ne se rapprochent pas par une correspondance triviale. Cela fait 360 mouvements. Si chacun prend 6 minutes entre chercher la facture, confirmer le solde et le noter, cela fait 2 160 minutes, 36 heures par mois et 432 par an, prises sur un profil qui, le reste du mois, fait des clôtures, examine les risques et analyse la trésorerie. Remplacez les hypothèses par les vôtres.

Mais le coût en heures est le moindre. Quatre coûts n'apparaissent pas dans le tableur :

1. Le coût de la date. La clôture comptable attend le rapprochement, et les rapports que lit la direction dépendent de la clôture. Chaque jour de retard est un jour où l'on décide avec des informations anciennes.
2. Le coût du délai du complément. Un versement identifié le 6 peut signifier un complément hors du cinquième jour calendaire. Le texte du guide du SAT avertit, dans une note, que celui qui reçoit le paiement et n'émet pas le complément au plus tard à cette date, ou l'émet postérieurement, pourrait commettre l'infraction de la fraction VII de l'article 83 du CFF, avec une amende en vertu de la fraction IV de l'article 84 [3]. Nous ne donnons pas de montants parce que nous ne les avons pas vérifiés pour votre cas ; votre conseiller fiscal peut vous donner le chiffre applicable.
3. Le coût de la dépendance envers des personnes. Quand la connaissance de « quel client paie de façon singulière » vit dans la tête d'une seule personne, son absence arrête la clôture.
4. Le coût de la ligne « à identifier ». Un solde sans responsable se traîne de mois en mois, et devient plus difficile à éclaircir à chaque mois qui passe.

Les erreurs typiques du tableur

Excel peut être très utile pour analyser et peut se révéler insuffisant quand le processus exige de la traçabilité entre paiements, CFDI et soldes. Les défaillances qui se répètent ont une forme connue :

• Versions. Deux personnes travaillent sur deux copies du même fichier et l'une écrase l'autre.
• Formules cassées par des lignes insérées. Une plage qui ne couvre plus la dernière ligne.
• Correspondances par montant. Deux factures différentes pour le même montant et un versement affecté à la mauvaise.
• Soldes reportés à la main. L'échéance 3 se calcule avec le solde d'un mois qui n'était plus le bon.
• Mémoire. Ce qui a été appliqué, ce qui a été annulé, ce qui manque.

Aucune n'est une erreur de capacité. Ce sont des erreurs dues à ce qu'un processus à nombreuses règles et nombreux documents vit dans un lieu sans règles ni documents.

Ce qui change quand on automatise

Automatiser le rapprochement bancaire ne veut pas dire que le jugement humain disparaît. Cela veut dire que le jugement s'exerce là où il est nécessaire. Cinq choses changent.

1. Le point de départ cesse d'être le versement et devient le document. Au lieu de demander « de qui est ce versement ? », le processus part de ce que l'on sait déjà : les factures ouvertes, leurs soldes et leurs compléments en vigueur. Cette information se trouve au SAT (chaque CFDI, avec son statut) et dans les systèmes de l'entreprise.

2. Les règles s'écrivent une fois et s'appliquent à tous les mouvements. Correspondance par numéro, par clé de suivi, par montant exact contre un solde ouvert, par somme de factures du même client, par facture moins avoir, par règlement de terminal moins commission. Ce sont les mêmes que la personne appliquait de mémoire, mais explicites, révisables et auditables.

3. Les exceptions sont séparées. Dans l'exemple précédent : sept mouvements sur neuf avec règle, deux à examiner. Dans une opération réelle, cette proportion varie selon l'activité ; ce qui demeure, c'est l'idée que la personne examine les exceptions, non l'ensemble.

4. Le solde vit en un seul lieu. Solde antérieur, montant payé et solde impayé cessent de se calculer à la main à chaque échéance. Ils se calculent à partir de l'historique des paiements appliqués à la facture.

5. Le statut de chaque CFDI devient visible. Une facture annulée, un complément en cours d'annulation ou un justificatif substitué changent le tableau, et l'article associé explique pourquoi. Avoir le statut à côté du mouvement bancaire aide à signaler les documents annulés ou substitués avant l'examen.

Ce que l'automatisation ne fait pas

Pour que cette section soit utile, il convient aussi de dire ce qu'il ne faut pas en attendre :

• Elle ne remplace pas le jugement fiscal. Si un versement est une avance, le paiement d'une facture ou le remboursement d'un tiers, c'est votre politique qui le détermine et votre expert-comptable qui le valide.
• Elle ne corrige pas la qualité des données. Si la référence du virement est vide, le flux traite la référence absente comme une exception et demande un examen humain ; il propose des candidats et les règles l'expliquent. Un bon processus réduit le travail, il n'élimine pas l'exception.
• Elle ne promet aucun pourcentage de rapprochement automatique. Il dépend de la façon dont vos clients paient, de la façon dont vous facturez et de l'information de la banque. Un chiffre sans votre relevé de compte sous les yeux est une supposition.
• Elle ne change pas les règles du SAT. Les règles de la RMF (résolution miscellanée fiscale) se modifient au cours de l'année ; le processus doit être revu lorsqu'elles changent.

Cinq questions pour votre prochain comité de clôture

1. Combien de versements du mois dernier ont été identifiés après le cinquième jour calendaire du mois suivant, et pour quel montant ? Si réunir la réponse prend des jours, vous avez déjà une réponse.
2. Combien de mouvements ont dû être rapprochés par une personne cherchant dans Excel, et combien de minutes prend chacun en moyenne, selon votre propre équipe ?
3. Quelle est votre politique pour les petites différences (par exemple, 50 pesos de commission que le client a retenus) ? Qui les autorise et où reste la trace ?
4. Vos avoirs sont-ils appliqués à la facture d'origine avant de rapprocher, ou après ?
5. Quelle ligne « à identifier » reste ouverte depuis le plus longtemps, et qui en est aujourd'hui le responsable ?

Si deux réponses ou plus sont « je ne sais pas », il convient de mesurer d'abord. La première mesure peut se faire sans lancer de mise en œuvre technologique : il suffit d'un échantillon.

Par où commencer cette semaine

Prenez un mois clos. Extrayez le relevé de compte de la banque, la liste des CFDI de revenus émis et la liste des compléments de paiement de ce mois. Choisissez vingt mouvements au hasard, non les plus faciles. Pour chacun, notez trois données : de quelle facture il relevait, combien de temps il a fallu à quelqu'un pour le savoir et si le complément a été émis dans le délai.

Vous obtenez ainsi trois nombres qui sont les vôtres : le pourcentage de mouvements identifiés par une règle simple, le temps moyen de ceux qui ne l'ont pas été, et combien ont dépassé le cinquième jour. Vingt lignes ne vous donnent pas un pourcentage fiable pour toute l'entreprise, mais elles vous montrent où le fil se perd, ce qui, dans beaucoup d'entreprises, tient aux deux ou trois mêmes causes parmi les huit.

Ce que fait Hábil

Cuadre est la pièce de Hábil pour cette partie du problème. Il récupère et classe les CFDI de votre entreprise depuis le SAT, et rapproche les paiements des factures : il prend les mouvements du relevé de compte de votre banque et les croise avec les factures ouvertes, leurs soldes et leurs compléments, en appliquant des règles comme celles de l'exemple de cet article (référence, montant contre solde, plusieurs factures dans un paiement, avoir, commission) et en laissant visibles les exceptions pour que votre équipe les résolve avant la clôture.

Le périmètre des sources, des règles et des résultats se définit avec vous avant de commencer, et dépend de la qualité et de la disponibilité de vos données et du relevé de compte de votre banque que vous partagez. Cuadre ne remplace ni votre expert-comptable ni votre politique de clôture ; il les met en ordre. Et si votre activité comprend plusieurs systèmes d'encaissement et de facturation, la page Unifier votre activité et vos canaux explique comment nous les réunissons sans les remplacer.

Découvrez Cuadre sur habil.mx/fr/cuadre.

Première conversation, sans frais. Son but est de vous laisser la carte de vos intégrations et les points où l'on perd probablement de l'argent, du temps ou des preuves dans votre clôture. Écrivez-nous sur WhatsApp.