O que definir antes de comprar BI

Em 1 minuto

Uma ferramenta de inteligência de negócios (BI) pode aplicar uma definição combinada; ela não decide qual é essa definição. Se o Financeiro e o Comercial calculam a margem de formas diferentes, a ferramenta nova vai mostrar as duas margens, mais bem apresentadas e mais rápido. Antes de escolhê-la, convém escrever, para cada métrica que importa, quatro coisas: a fórmula, de onde sai cada dado, com o que é conciliada e quem a aprova. Com isso, a compra vira uma decisão mais simples. Sem isso, a implantação terá de resolver o assunto no caminho, com as licenças já pagas.

Imagine uma rede de serviços com quinze filiais. É fictícia, mas se parece com muitas. A diretoria pede a mesma coisa há um ano: «quero ver a margem por filial sem esperar até o dia 10».

A equipe avalia três ferramentas de BI. As demonstrações são impecáveis: mapas, filtros, gráficos que se mexem. Escolhe-se uma, compram-se as licenças e em seis semanas há painéis.

Na primeira reunião, o diretor de uma região pergunta por que a margem dele no painel é quatro pontos menor que no relatório do Financeiro. Ninguém sabe responder na hora. Uma semana depois aparece a resposta: o painel rateia o aluguel da matriz entre as filiais; o relatório do Financeiro, não. Os dois números estavam «certos». Mediam coisas diferentes com o mesmo nome.

Este artigo é para quem está prestes a aprovar a compra de uma ferramenta de BI, ou já a comprou e não acredita nela. Ele defende uma ideia: primeiro escreve-se a definição de cada métrica; depois escolhe-se com o que mostrá-la. Se já se sabe quem responde por cada dado, este é o passo seguinte.

O problema não está no gráfico

Quando uma empresa cresce, cada área monta os relatórios com o que tem à mão. Com os anos, a mesma palavra —«venda», «cliente ativo», «margem»— acaba com várias fórmulas. Ninguém fez isso de propósito: cada definição fazia sentido para quem a escreveu.

Uma ferramenta de BI acelera o que já existe. Se existe uma única definição, ela a distribui para a empresa toda. Se existem três, distribui as três, e agora cada uma tem um gráfico que a sustenta.

O setor trata esse problema há décadas no mundo do data warehouse. Ralph Kimball chamou de dimensões conformadas as que são definidas uma vez, junto com os representantes de governança de dados do negócio, e reutilizadas entre os processos que as compartilham; segundo o Kimball Group, elas dão «consistência analítica» e reduzem o custo futuro, porque a roda não é reinventada a cada vez [1]. As ferramentas mais recentes dizem o mesmo com outras palavras: a documentação do MetricFlow, da dbt, propõe definir a métrica uma vez e que cada consulta a use do mesmo jeito, com o princípio de não se repetir [2].

A lição não depende da ferramenta: uma métrica que várias áreas compartilham é definida num só lugar, com uma versão vigente, e todos a consomem do mesmo jeito. As métricas próprias de uma área podem conviver com ela se levarem outro nome e não forem apresentadas como o número da empresa.

As quatro coisas que se escrevem para cada métrica

Não é preciso fazer isso para duzentas métricas. Comece pelas que hoje mudam uma decisão ou geram mais discussão na reunião.

1. A fórmula, em palavras

«Margem bruta = vendas líquidas − custo do que foi vendido», e depois o que de fato importa: as vendas líquidas incluem devoluções do mês anterior? O custo inclui frete? O aluguel da matriz é rateado? Se a resposta muda conforme quem a escreve, a métrica ainda não está definida.

Inclua também como ela é agregada. Nem todos os números podem ser somados: o guia da Microsoft para o Power BI traz o exemplo de um preço unitário, que pode ser resumido com certas funções, mas não deve ser somado [3]. Um valor se soma; um percentual é recalculado com o numerador e o denominador dele (a margem da empresa não é a soma das margens das filiais); um saldo se soma entre contas numa mesma data, mas não entre datas. Escreva a regra para cada métrica e cada recorte que importe.

2. De onde sai cada dado

Para cada termo da fórmula: de qual sistema, de qual campo e com qual corte de data. «Vendas líquidas: sistema de faturamento, faturas com selo fiscal menos notas de crédito, por data de emissão». Essa linha torna visível, antes da reunião, quando duas áreas partem de fontes ou regras diferentes.

3. Com o que é conciliada

Uma métrica sem verificação é uma opinião com casas decimais. Escreva com qual número oficial ela é comparada —o total faturado do mês, o saldo contábil, o estoque do fechamento— e qual diferença é aceita. Se o número não bate, isso deve ser percebido antes da reunião, não nela.

4. Quem a aprova

Uma pessoa com nome aprova a definição e qualquer mudança. Quando o Comercial quiser medir a margem «antes dos descontos especiais», não se altera a fórmula existente: cria-se outra métrica, com outro nome e dono próprio.

A matriz que ordena a compra

Kimball propõe uma ferramenta simples de planejamento: a matriz de processos e dimensões (em inglês, bus matrix). As linhas são os processos do negócio (faturar, cobrar, comprar, armazenar); as colunas, as dimensões pelas quais são analisados (cliente, produto, filial, data). Uma marca na célula diz que esse processo é analisado por essa dimensão. Segundo o Kimball Group, a matriz serve também para priorizar os projetos junto com a diretoria [1].

Para um comitê que vai comprar BI, uma versão simples dessa matriz responde a três perguntas antes de ver uma única demonstração:

• Quais processos precisam aparecer primeiro, e com quais métricas.
• Quais dimensões compartilham e, portanto, precisam ser definidas igual para todos (a filial de Vendas precisa ser a mesma filial da Cobrança).
• De quais sistemas saem, e quais ainda não têm os dados prontos.

Com a matriz em mãos, as demonstrações são avaliadas de outro jeito: já não se pergunta «como é bonito?», e sim «mostra esta métrica, com esta definição, a partir desta fonte?».

Quando convém fazer antes e quando não

Dá para avaliar ou testar antes se:

• Os relatórios saem de um único sistema que já traz as definições dele, e o que se busca é vê-los melhor.
• A ferramenta é para uma única equipe que já está de acordo sobre como mede.
• É um teste restrito, com dados autorizados, sem decisões de dinheiro em cima e com alguém que valide o resultado.

Antes de conectá-la à operação ou de usá-la para comissões, deixe escritas as métricas e as conciliações prioritárias.

Convém definir primeiro se:

• Duas áreas já chegam à reunião com números diferentes para a mesma coisa.
• A métrica combina dados de dois ou mais sistemas.
• O painel será usado para pagar comissões, alocar orçamento ou prestar contas a um conselho.
• Já se comprou uma ferramenta e ninguém acredita nos números dela.

O que descartamos, e por quê

• «A ferramenta traz as métricas do setor.» Traz modelos. As fórmulas de cada empresa —o que é uma venda, quando um cliente deixa de ser ativo— são da própria empresa, e alguém precisa escrevê-las.
• «Que cada área defina as métricas dela no painel dela.» É isso que produz três margens. Cada área pode ter métricas próprias, com nome próprio; as compartilhadas são definidas uma vez.
• «Primeiro os painéis, depois conciliamos.» Um painel com um número errado pode perder a confiança da reunião na primeira semana, e recuperá-la costuma custar mais do que tê-lo conciliado antes.
• «Escolhamos a ferramenta mais completa, por via das dúvidas.» Mais funções não resolvem definições diferentes. Com a matriz escrita, muitas vezes basta uma ferramenta mais simples, ou a que a empresa já paga.

Cinco perguntas para o próximo comitê

1. Quais são as cinco métricas mais discutidas, e quantas definições diferentes cada uma tem hoje?
2. A fórmula de cada uma está escrita, com o que inclui e o que não inclui, e quem a aprovou?
3. De qual sistema sai cada dado, e com qual número oficial ele é conciliado?
4. Quais processos e dimensões precisam aparecer primeiro, e quais compartilham definições?
5. Avaliamos a ferramenta contra as métricas escritas ou contra a demonstração dela?

Se a resposta à primeira for «mais de uma» para várias métricas, a compra pode esperar algumas semanas; as definições, não.

Por onde começar esta semana

Escolha a métrica mais discutida e escreva a ficha dela numa página:

• Nome e, numa frase, para qual decisão ela serve.
• Fórmula em palavras, com o que inclui e o que não inclui, e como é somada.
• Fonte de cada termo: sistema, campo, corte de data.
• Conciliação: com qual número oficial e com qual diferença aceita.
• Dono que a aprova.

Leve a ficha à próxima reunião e peça a cada área que diga se é assim que a calcula. As diferenças que aparecerem são o trabalho pendente, e convém resolvê-las antes da compra.

O que a Hábil faz

Na Hábil construímos sob medida os sistemas e as integrações que movem os dados da empresa, e operamos a plataforma onde esses dados se reúnem.

Se o que se busca é uma única versão dos números, a proposta está no Hábil Lake: uma única versão dos números, conciliada com o sistema que fatura, com o detalhe de como cada valor foi calculado. Escolhemos juntos as três a cinco perguntas que mais custam hoje. Por exemplo: a margem por linha, as vendas por temporada, o estoque que não gira ou a carteira que atrasa. Para cada uma, deixamos por escrito de qual sistema sai cada dado, como é calculado e com o que é conciliado. Ao terminar, a empresa tem os primeiros painéis funcionando e a evidência de que os números coincidem com os do sistema, no Excel ou no painel.

A conversa pode começar com a ficha da métrica mais discutida, mesmo pela metade. Com ela, revisamos juntos onde os números se separam e por onde convém começar. Escreva para nós pelo WhatsApp; para proteger as informações, não compartilhe por esse meio dados dos clientes nem dos sistemas da empresa: combinaremos na conversa o canal para o caso.

Peça a primeira conversa, sem custo.

Consultadas em 13 de novembro de 2026. Cada referência traz o grau de confiança: alta (fonte primária lida).